Ein Prozess in Deinem Unternehmen läuft holprig, und Du möchtest ihn in Deiner Thesis verbessern. Das Problem ist greifbar, die Kollegen sind interessiert, und die Daten liegen im ERP-System. Doch die Bearbeitungszeit beträgt meist nur acht bis zwölf Wochen, und viele Kennzahlen sind vertraulich. Für eine gelungene Ist-Analyse in der Bachelorarbeit brauchst Du daher ein klares Vorgehen.
Vielleicht kennst Du das: Der Abteilungsleiter wünscht sich konkrete Vorschläge, der Betreuer am Lehrstuhl hingegen eine wissenschaftliche Arbeit. Wie Dir geht es vielen Berufstätigen, die über ihren eigenen Betrieb schreiben, ob in der Bachelor- oder in der Masterarbeit. Wie verbindest Du Ist-Analyse, Soll-Konzept und einen belastbaren Nachweis der Wirkung, ohne dass ein Praxisbericht entsteht?
Wissenschaftlicher Rahmen statt Praxisbericht
Die häufigste Schwäche betrieblicher Abschlussarbeiten ist die fehlende theoretische Verankerung. Viele Studierende schreiben, ohne es zu merken, ein internes Gutachten für ihre Abteilung. Reine Ratschläge für die Praxis führen an der Universität jedoch zu Abzügen in der Bewertung. Dein Betreuer bewertet vor allem, ob Du wissenschaftliche Methoden sauber anwendest.
Im Coaching erlebe ich häufig, dass Studierende zunächst wie externe Berater denken. Ein bewährter Rahmen dagegen ist Design Science Research nach Hevner und Kollegen, verbreitet in Wirtschaftsinformatik und Management. Dabei entwickelst Du Dein Soll-Konzept als Artefakt, leitest es aus Theorie und Analyse ab und prüfst seine Wirkung. So wird aus dem Verbesserungsvorschlag ein Beitrag mit wissenschaftlichem Anspruch.
Formuliere die Forschungsfrage daher etwas allgemeiner als das Problem im Betrieb. Frage nicht nur, wie der Einkauf Deiner Firma schneller wird. Untersuche stattdessen, wie sich standardisierte Freigaben auf die Durchlaufzeit im Einkauf eines mittelständischen Unternehmens auswirken. Wie Du daraus später praktische Handlungsempfehlungen ableitest, zeigt der verlinkte Beitrag.
Artefakt statt Gutachten
Dein Soll-Konzept ist ein theoretisch begründetes Artefakt, dessen Wirkung Du methodisch prüfst.
Datenerhebung für die Ist-Analyse
Bevor Du etwas veränderst, erfasst Du den aktuellen Zustand. Als Orientierung dient etwa das Vorgehensmodell im Organisationshandbuch des Bundes: Ist-Erhebung, Ist-Analyse, Soll-Konzeption, Umsetzung und Erfolgskontrolle. Für Deine Thesis bedeutet das, erst zu messen und dann zu gestalten.
Plane die Wochen dafür realistisch. Bei zwölf Wochen Bearbeitungszeit bietet sich etwa diese Aufteilung an: ein bis zwei Wochen für Problem und Forschungsfrage, dann zwei bis drei Wochen für Ist-Aufnahme und Basismessung. Weitere zwei bis drei Wochen brauchst Du für Ursachen und Soll-Konzept. Die verbleibende Zeit gehört der Evaluation und dem Schreiben. Ich empfehle Dir, den Zugang zu Daten und Ansprechpartnern vor der Anmeldung zu klären, denn genau dort entstehen die meisten Verzögerungen.
Erhebung im Feld
Für ein vollständiges Bild kombinierst Du qualitative und quantitative Methoden. Interviews mit Beteiligten zeigen, wo es hakt und welche inoffiziellen Umwege es gibt. Eine Beobachtung am Arbeitsplatz macht Medienbrüche sichtbar, etwa wenn Daten aus einer E-Mail von Hand ins System übertragen werden. Ergänze beides durch Zeitstempel und Statuswechsel aus dem ERP-System für einen klar abgegrenzten Zeitraum.
Doch bei Messungen ist einige Vorsicht geboten. Erfasst Du die Bearbeitungszeiten einzelner Beschäftigter, kann das Datenschutz und Betriebsrat berühren. Besser ist es, Zeiten auf Prozessebene zusammenzufassen und das Vorgehen vorab abzustimmen. Wie Du Erhebungen im eigenen Betrieb neben dem Beruf organisierst, zeigt der Beitrag zur Bachelorarbeit im Fernstudium.
Modellierung des Prozesses
Den erhobenen Ablauf überführst Du in ein Prozessmodell. In Wirtschaftswissenschaften und Wirtschaftsinformatik ist BPMN 2.0 verbreitet, weil sie Zuständigkeiten in Bahnen übersichtlich trennt. Mitunter erwarten Lehrstühle noch die Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK), in Produktion und Logistik häufig das Wertstromdesign. Frage Deinen Betreuer, welche Notation er erwartet, und bleibe in allen Diagrammen einheitlich.
Kennzahlen der Ausgangslage
Ohne Kennzahlen gibt es keinen Vorher-Nachher-Vergleich. Lege daher eine Basismessung an. Üblich sind Durchlaufzeit, reine Bearbeitungszeit, Liegezeit und die Quote der Klärfälle, also Vorgänge mit Rückfragen oder Korrekturen. Hilfreich ist zudem die Quote der Vorgänge, die ohne Nacharbeit durchlaufen.
Mein Rat: Wähle drei bis vier Kennzahlen, die Dein Problem am besten beschreiben, und erhebe sie gründlich. Lieber wenige saubere Werte als lange Tabellen mit Lücken. Halte zudem fest, aus welchem Zeitraum und welcher Quelle jede Zahl stammt.
Ursachen finden
Warum gerät der Ablauf ins Stocken? Trenne dabei Symptome von Ursachen. Eine lange Liegezeit ist ein Symptom, die Ursache liegt vielleicht in unklaren Freigabegrenzen oder einer fehlenden Schnittstelle.
Ein bewährtes Werkzeug ist das Ishikawa-Diagramm. Darin ordnest Du mögliche Ursachen nach Kategorien wie Mensch, Methode, Maschine, Material und Umfeld. Ergänzend bietet sich eine FMEA an, mit der Du Fehler nach Bedeutung, Auftreten und Entdeckbarkeit bewertest. Markiere Medienbrüche und doppelte Prüfungen direkt im Prozessmodell, damit Prüfer die Schwachstellen auf einen Blick sehen.
Zunächst mag sich die Datenmenge wie ein unüberschaubarer Berg anfühlen. Das ist völlig normal, denn ein Projekt dieser Größe planen Studierende selten. Gehe Schritt für Schritt vor und ordne die Ursachen nach ihrem Einfluss auf Deine Kennzahlen.
Entwicklung des Soll-Konzepts
Aus den Ursachen leitest Du den Soll-Prozess ab. Typische Ansatzpunkte sind wegfallende Schritte, parallele statt nacheinander laufende Aufgaben, weniger Übergaben zwischen Abteilungen und automatische statt manueller Prüfungen. Modelliere den Soll-Ablauf in derselben Notation wie den Ist-Prozess, damit der Vergleich leichtfällt.
Begründe jede Änderung mit Fachliteratur, etwa aus Lean Management oder Geschäftsprozessmanagement. Dein Betreuer möchte sehen, dass Deine Maßnahmen nicht auf Vermutungen beruhen. Wie Du die passende Literatur findest, zeigt der Beitrag zur Literaturrecherche für die Bachelorarbeit. Nenne zudem die Voraussetzungen, etwa Schulungen oder Anpassungen im System.
Leite Deine Zielwerte aus der eigenen Analyse ab. Beratungsunternehmen nennen für Finanzprozesse mitunter Spannbreiten wie 30 bis 50 Prozent kürzere Durchlaufzeiten. Solche Werte ersetzen jedoch keine eigene Herleitung. Zeige, welche Maßnahme welchen Teil der Verbesserung bewirken soll.
Wirkung nachweisen in der Frist
Wie belegst Du, dass Dein Soll-Konzept besser funktioniert? Eine Einführung im ganzen Unternehmen ist vor der Abgabe kaum zu schaffen, und das erwartet auch kein Prüfer. Daher würde ich davon abraten, ein Konzept ganz ohne Prüfung einzureichen. Stattdessen nutzt Du eine der folgenden Methoden.
| Methode | Vorgehen | Benötigt | Geeignet, wenn |
|---|---|---|---|
| Pilotierung | Soll-Prozess in einem Team oder Testsystem erproben | Zugang und Zeit im Betrieb | das Unternehmen gut mitzieht |
| Simulation | Ist und Soll mit gleichen Annahmen durchrechnen | Kennzahlen, Simulationssoftware | gute Daten vorliegen |
| Szenarioanalyse | günstigen, mittleren und ungünstigen Fall in Excel rechnen | Zeiten und Kostensätze | wenig Zeit bleibt |
| Expertenbefragung | Einschätzungen in zwei Runden (Delphi) | mehrere erfahrene Beschäftigte | Daten fehlen |
Pilotierung und Simulation
Aus meiner Sicht überzeugt eine Pilotierung Prüfer am stärksten. Ein Team bearbeitet echte Vorgänge nach dem neuen Ablauf, oder Du spielst historische Vorgänge im Testsystem durch. Erhebe dabei dieselben Kennzahlen wie in der Basismessung, damit der Vergleich trägt.
Ist kein Test möglich, bietet sich eine Simulation an. Manche Werkzeuge für BPMN haben ein Simulationsmodul, in dem Du Ankunftsraten und Bearbeitungszeiten hinterlegst. Für eine Szenarioanalyse genügt eine Tabellenkalkulation. Lege in jedem Fall offen, welche Annahmen Du getroffen hast.
Expertenurteile und Akzeptanz
Fehlen Daten weitgehend, hilft ein Delphi-Verfahren. Mehrere erfahrene Beschäftigte schätzen die Wirkung unabhängig voneinander ein, sehen dann das zusammengefasste Ergebnis und schätzen ein zweites Mal. So entsteht eine begründete Einschätzung statt einer Einzelmeinung.
Miss zudem weiche Faktoren, denn neue Abläufe scheitern oft an fehlender Akzeptanz. Bewährt sind die System Usability Scale mit zehn Aussagen zur Bedienbarkeit und Fragen nach dem Technologieakzeptanzmodell zu wahrgenommenem Nutzen und Einfachheit. So ergänzt Du harte Kennzahlen um die Sicht der Beteiligten.
Nachweis im Kleinen
Eine Pilotierung, Simulation oder Expertenbefragung ersetzt in der Thesis die vollständige Einführung im Unternehmen.
Vertrauliche Daten schützen
Kennzahlen wie Stundensätze, Margen oder Kundennamen sind meist vertraulich. Ein Sperrvermerk beschränkt die Einsicht in Deine Arbeit, doch viele Unternehmen geben Originalzahlen trotzdem nicht frei. In diesem Fall hilft eine Indexierung.
Dabei setzt Du einen Ausgangswert gleich 100 und rechnest alle anderen Werte im Verhältnis dazu. Sinkt etwa die Durchlaufzeit im Soll-Konzept um ein Viertel, steht dort der Wert 75. Prüfer können Deine Rechnung nachvollziehen, ohne die echten Zahlen zu kennen. Beachte jedoch, dass prozentuale Veränderungen sichtbar bleiben, und stimme das Vorgehen mit Deinem Arbeitgeber ab.
Ersetze zudem Namen durch Rollenbezeichnungen wie „Sachbearbeitung Einkauf“. Beschreibe Indexierung und Anonymisierung kurz im Methodenteil. Wie Du dieses Kapitel insgesamt aufbaust, zeigt der Beitrag zur Methodik der Bachelorarbeit.
Stimme die gewählte Evaluationsmethode früh mit Deinem Betreuer ab und begründe im Text, warum Du sie einer vollständigen Einführung vorgezogen hast. So vermeidest Du den Vorwurf eines Praxisberichts. Möchtest Du Erhebung und Evaluation gemeinsam planen, begleite ich Dich im Thesis-Coaching für Berufstätige.
