Unternehmen investieren jedes Jahr viel Geld in die Weiterbildung ihrer Beschäftigten. Laut der Weiterbildungserhebung des Instituts der deutschen Wirtschaft waren es 2022 im Schnitt 1.347 Euro je Mitarbeiter. Etwa die Hälfte davon floss in Kurse, Seminare und Material. Wer neben dem Job eine Bachelor- oder Masterarbeit schreibt, fragt jedoch selten nach diesem Topf. Viele Studierende wissen schlicht nicht, dass auch ein Thesis-Coaching darunter fallen kann.
Vielleicht kennst Du das: Tagsüber bist Du im Team gefordert, abends sitzt Du bis spät an der Methodik. Wie Dir geht es vielen Berufstätigen, die ihre Abschlussarbeit neben dem Job schreiben. Dabei hat auch Dein Arbeitgeber etwas davon, wenn Du die Thesis sicher und pünktlich abschließt.
Folgend erhältst Du Argumente für das Gespräch, die wichtigsten Steuer- und Vertragsfragen und einen Mustertext für den Antrag. Die Hinweise ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung. Wie kannst Du Deine Weiterbildung vom Arbeitgeber bezahlen lassen, ohne dass das Gespräch unangenehm wird?
Grundlagen der Kostenübernahme
Einen Anspruch auf ein bezahltes Thesis-Coaching hast Du in der Regel nicht. Die Kostenübernahme ist eine freiwillige Leistung, es sei denn, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Dein Arbeitsvertrag regeln etwas anderes. Prüfe diese Unterlagen daher zuerst, bevor Du das Gespräch suchst.
Steuerliche Einordnung
Für Deinen Arbeitgeber sind die Kosten Betriebsausgaben. Für Dich ist entscheidend, ob die Übernahme als Arbeitslohn gilt. Nach § 3 Nr. 19 EStG sind Weiterbildungsleistungen des Arbeitgebers steuer- und beitragsfrei, wenn sie Deine Beschäftigungsfähigkeit verbessern und keinen Belohnungscharakter haben. Bei einer Maßnahme, die Methoden- und Projektkompetenz stärkt, liegt das in vielen Fällen nahe.
Die Einordnung im Einzelfall trifft die Lohnbuchhaltung. Übernimmt Dein Arbeitgeber die Kosten steuerfrei, kannst Du sie nicht zusätzlich selbst absetzen. Zahlst Du hingegen selbst, gehören sie in Deine Steuererklärung. Wie das funktioniert, zeigt der Beitrag Studium und Thesis von der Steuer absetzen.
Übliche Kosten
Thesis-Coachings kosten üblicherweise 60 bis 150 Euro pro Stunde. Pakete für die Begleitung bis zur Abgabe liegen meist zwischen 600 und 1.500 Euro. Dieser Betrag passt in vielen Unternehmen in das jährliche Budget einer Fachkraft. Planst Du zusätzlich eine Freistellung, etwa unbezahlten Urlaub oder Teilzeit, sprich beides im selben Gespräch an. Wie andere Freistellungen funktionieren, zeigt etwa der Beitrag zur Bachelorarbeit in der Elternzeit.
Unterschiede nach Beschäftigung
Welcher Topf infrage kommt, hängt von Deiner Stellung im Betrieb ab. Verschaffe Dir zunächst einen Überblick, wer über das Geld entscheidet.
Werkstudierende
Zentrale Weiterbildungsbudgets sind oft für festangestellte Mitarbeiter vorgesehen. Werkstudierende haben bessere Chancen über die Fachabteilung. Viele Abteilungen verfügen über eigene Mittel für Projekte oder externe Unterstützung. Schreibst Du die Thesis zu einer Frage Deines Teams, kann die Führungskraft das Coaching dort einordnen. Im Coaching erlebe ich häufig, dass dieser Weg schneller zum Ziel führt als ein Antrag bei der Personalabteilung.
Dual Studierende
Im dualen Studium zahlt der Betrieb oft schon die Studiengebühren. Prüfe Deinen Vertrag, ob er weitere Kosten der Ausbildung abdeckt. Argumentiere mit dem pünktlichen Abschluss, denn Dein Arbeitgeber plant Dich danach fest ein. Jede Verzögerung kostet ihn mehr als ein überschaubares Coaching.
Berufsbegleitend Studierende
Studierst Du neben einer festen Stelle, ist meist die Personalentwicklung zuständig. Für sie zählt, welche Fähigkeiten Du aus der Thesis mitbringst. Eine Abschlussarbeit schult Projektplanung, Analyse und das Schreiben von Berichten. Diese Fähigkeiten nutzt Du im Job unmittelbar, gerade wenn Du Dich auf Fach- oder Führungsaufgaben vorbereitest.
Den richtigen Topf wählen
Werkstudierende fragen am besten in der Fachabteilung, Festangestellte in der Personalentwicklung, dual Studierende prüfen zuerst ihren Vertrag.
Argumente für das Gespräch
Wie überzeugst Du Deine Führungskraft? Im Gespräch zählt der Nutzen für den Betrieb, nicht Deine Belastung. Je enger Thesis und Job zusammenhängen, desto leichter fällt die Zusage. Hast Du noch kein Thema, zeigt der Beitrag Bachelorarbeit Thema finden, wie Du eine Frage aus Deinem Arbeitsalltag entwickelst.
Bereite Dich auf typische Einwände vor. Nachstehend findest Du die häufigsten und mögliche Antworten:
| Einwand | Mögliche Antwort |
|---|---|
| „Das ist doch Deine private Sache.“ | Die Thesis beantwortet eine Frage aus unserem Bereich, die Ergebnisse nutzen dem Team. |
| „Das ist zu teuer.“ | Ein Festpreis deckt die gesamte Begleitung ab und passt in das übliche Weiterbildungsbudget. |
| „Schreibt da jemand anders Deine Arbeit?“ | Nein, ich schreibe selbst. Das Coaching hilft bei Planung und Methodik, wie ein Fachtraining. |
| „Was haben wir davon?“ | Ich bleibe im Job leistungsfähig, schließe pünktlich ab und bringe Methodenwissen mit. |
| „Was, wenn Du danach gehst?“ | Eine angemessene Bindung können wir schriftlich vereinbaren. |
Lege zudem ein schriftliches Angebot mit Festpreis vor. Offene Stundensätze verunsichern viele Vorgesetzte, ein klarer Betrag hingegen erleichtert die Entscheidung. Aus meiner Sicht wirkt ein Angebot mit Leistungsbeschreibung und Zeitraum professioneller als jede mündliche Schätzung.
Abgrenzung zum Ghostwriting
Manche Führungskräfte fragen, ob ein Coaching überhaupt erlaubt ist. Diese Sorge ist verständlich, lässt sich aber leicht ausräumen. Beim Ghostwriting schreibt eine andere Person den Text. Wer ihn als eigene Prüfungsleistung abgibt, täuscht die Universität.
Hilfe zur Selbsthilfe
Ein Thesis-Coaching funktioniert anders. Du schreibst jeden Satz selbst, der Coach gibt Rückmeldung zu Gliederung, Methode und Zeitplan. Das ähnelt einem Fachtraining oder einem Business-Coaching, bei dem der Coach auch nicht die Arbeit seines Klienten erledigt. Mein Rat: Halte diese Abgrenzung im Antrag ausdrücklich fest. So nimmst Du Bedenken vorweg, bevor jemand sie äußert.
Klare Rechnung
Für die Buchhaltung zählt eine vollständige Rechnung. Sie lautet auf die Firmenanschrift und nennt die Leistung zutreffend, etwa „Thesis-Coaching: methodische Begleitung der Bachelorarbeit, Zeitraum März bis Juni“. Beschönigende Bezeichnungen helfen niemandem. Ein ehrlicher und genauer Text erleichtert der Lohnbuchhaltung die steuerliche Einordnung.
Abbruch und Nichtbestehen
Führungskräfte fragen mitunter, was mit dem Geld geschieht, wenn die Arbeit scheitert. Das ist selten, sollte aber vorab geklärt sein. Eine erbrachte Beratung bleibt bezahlt, auch wenn Du die Arbeit später abbrichst. Muss das Thema ausnahmsweise zurückgegeben werden, erklärt der Beitrag zum Rücktritt von der Bachelorarbeit die Folgen.
Klare Abgrenzung
Ein Coaching begleitet Dein eigenes Schreiben, die Rechnung nennt die Leistung so, wie sie erbracht wird.
Bindung und Rückzahlung
Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten, möchte er Dich mitunter vertraglich binden. Eine Rückzahlungsklausel verpflichtet Dich, die Kosten ganz oder anteilig zu erstatten, wenn Du vor Ablauf einer Frist kündigst. Das Bundesarbeitsgericht stellt an solche Klauseln jedoch strenge Anforderungen.
Die Bindungsdauer muss im Verhältnis zur Fortbildung stehen. Als Richtwerte nennt die Rechtsprechung für eine Freistellung von bis zu einem Monat eine Bindung von höchstens sechs Monaten. Bei bis zu zwei Monaten ist es höchstens ein Jahr. Ein Coaching findet meist ohne Freistellung und mit überschaubaren Kosten statt. Eine mehrjährige Bindung ist dafür in der Regel kaum zu rechtfertigen.
Zudem muss die Klausel nach dem Grund des Ausscheidens unterscheiden. Kündigt Dir der Arbeitgeber betriebsbedingt, darf er in der Regel nichts zurückverlangen. Gleiches gilt, wenn Du aus Gründen kündigst, die er zu verantworten hat. 2023 hat das Bundesarbeitsgericht eine Klausel gekippt, die die Rückzahlung allein an das Nichtablegen einer Prüfung knüpfte. Die Gründe dafür spielten in der Klausel keine Rolle (Az. 9 AZR 187/22). Daher würde ich davon abraten, eine Klausel ungeprüft zu unterschreiben. Im Zweifel hilft der Betriebsrat oder eine arbeitsrechtliche Beratung.
Den Antrag stellen
Ein planvolles Vorgehen erhöht Deine Chancen. Bewährt hat sich folgende Reihenfolge:
- Bedarf klären: In welchen Phasen der Thesis brauchst Du Unterstützung?
- Angebot einholen: schriftlich, mit Festpreis, Leistungsbeschreibung und Zeitraum.
- Vorgespräch führen: Nutzen für den Betrieb erklären und Einwände beantworten.
- Antrag schreiben: mit Angebot als Anlage an Führungskraft oder Personalabteilung.
- Zusage abwarten: Buche das Coaching erst, wenn die Zusage schriftlich vorliegt.
Achte auch auf den Zeitpunkt. Viele Unternehmen planen ihre Weiterbildungsbudgets im Herbst für das Folgejahr. Stellst Du den Antrag rechtzeitig vor dieser Planung, kann Deine Führungskraft den Betrag fest einplanen. Ist das Budget hingegen schon verteilt, bleibt oft nur der Rest des Jahres. Frage daher früh nach, wann in Deinem Betrieb über Weiterbildung entschieden wird.
Gibt es eine Weiterbildungsrichtlinie oder ein Formular der Personalabteilung, nutze es. Ein eigenes Schreiben ergänzt das Formular, ersetzt es aber nicht. Kläre zudem, ob der Betriebsrat bei der Vergabe von Weiterbildung mitreden möchte. In manchen Unternehmen regelt eine Betriebsvereinbarung, wer welche Mittel erhält.
Für den Antrag kannst Du den folgenden Mustertext nutzen und anpassen. Die eckigen Klammern ersetzt Du durch Deine Angaben.
Mustertext herunterladen (Word)
Wenn der Arbeitgeber ablehnt
Lehnt Dein Arbeitgeber ab, ist nicht alles verloren. Schlage eine Teilung der Kosten vor, etwa zur Hälfte. Das zeigt Einsatzbereitschaft und senkt die Hürde für die Zusage. Ich empfehle Dir, auch nach einem Nein freundlich zu bleiben. Frage nach, ob ein späterer Antrag aussichtsreicher wäre, etwa im neuen Budgetjahr.
Trägst Du die Kosten selbst, kannst Du sie in vielen Fällen als Werbungskosten oder Sonderausgaben absetzen. Wie viel das bringt, hängt von Deinem Studium und Steuersatz ab. Wie Du die Thesis zeitlich neben dem Job planst, liest Du im Beitrag Bachelorarbeit neben dem Beruf.
Bereite das Gespräch mit einem Angebot und klaren Argumenten vor, und reiche den Antrag früh ein. So startest Du ohne Verzögerung in die Schreibphase. Ein schriftliches Angebot für Deine Personalabteilung erhältst Du nach einem kurzen Erstgespräch im Thesis-Coaching für Berufstätige.
